Przykładowy proces zarządzania należnościami

Dzień - 14

Etap wstępny. Dostawca analizuje, czy może faktycznie zawrzeć transakcję z potencjalnym odbiorcą. Przed przyjęciem pierwszego zamówienia zaleca się otrzymanie rekomendacji kredytowej.

Dzień - 7 

Potencjalny odbiorca składa zamówienie i zostaje nowym klientem. Uruchomione zostają wewnętrzne procedury dostarczania produktów i/lub usług.

Dzień 1 

Zamówienie zostaje zrealizowane, a następnie faktura jest wysłana do odbiorcy. Jest to początek odliczania terminu płatności. Zalecamy wysyłanie faktur w dniu 0, czyli dniu dostawy/zrealizowania usługi.

Dzień 15  

Dostawca może zapobiec dodatkowemu opóźnieniu, dzwoniąc do dłużnika przed upływem terminu płatności z zapytaniem, czy odbiorca otrzymał i zaakceptował fakturę. Jeżeli data płatności wypada na 30 dni po wystawieniu faktury, takie zapytanie telefoniczne może mieć miejsce w dniu 15.

Dzień 30 - 32

W dniu płatności należy sprawdzić, czy dokonano płatności. Natychmiast po upływie terminu płatności zaleca się wysłanie monitu do dłużnika. W liście należy zaznaczyć, że dostawca nie otrzymał jeszcze płatności, i poprosić o wskazanie daty uregulowania należności. Jeżeli okres płatności wynosi 30 dni, można monitować w dniu 32.

Dzień 45  

Jeżeli monitowanie nie poskutkowało i klient nie uregulował płatności, należy zadzwonić do odbiorcy, przypominając o zaległych należnościach. To wywiera presję na dłużnika.
Przypomnienie telefoniczne w piętnastym dniu po upływie terminu płatności może okazać się skutecznym sygnałem ostrzegawczym.

Dzień 52 

Jeżeli po interwencji telefonicznej faktura w dalszym ciągu pozostaje nieuregulowana, można wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty. W tym piśmie warto poinformować odbiorcę, że sprawa o niezapłacone należności zostanie przekazana do Atradius Collections.

Dzień 60 

Przekazanie wierzytelności przez Dostawcę do Atradius Collections w ramach polubownego procesu windykacyjnego.

Dzień 90 

Przejście od procesu windykacji polubownej do procesu windykacji prawnej w Atradius Collections.
W porozumieniu z Państwem Atradius Collections decyduje jaka forma postępowania prawnego jest niezbędna.